浅析水泥集团备品备件集约化管理

江苏南方水泥有限公司冯海军

目前，我国有相当一部分水泥集团的备品备件采购，包括众多物流服务环节等，由该水泥集团所属各分公司独立完成。在这种运作模式下，由于各分公司相互间业务沟通较少，所以流通效率明显不高。

为此，集团企业应改变原有的运作模式，对备品备件实行集约化管理。

基础数据的管理

1、备件编码和基础数据管理。编码要涵盖每个单位所需的备品备件，编码方式可按大类、小类、备件名称、规格依次编码；备件基础数据要明确备件的单位、库存量。

2、库位管理和备件存放状态管理。要明确具体备件的存放状态，即备件的存放库位和该库位的存放量，以便趣发货。

3、审核流程管理。为需要审批的业务设定审核流程，包括审核级别和各级别的审核人。注意同一级别审核流程可以有不同的审核人，同一审核人不允许属于不同级别审核流程。

计划管理

1、申请计划录入。各单位把本单位提交的月计划和紧急计划归并成符合条件的备件代码，利用终端输入，目的是汇总采购计划，同时作为本单位领料出库的依据。如果在备件代码中找不到申请计划的备件，就需要添加代码，然后再录入申请计划。录入人员可以修改申请计划，但汇总后不再允许修改。

2、申请计划汇总维护。计划人员根据当前库存情况、库存定额、库存分配量进行综合衡量计算出实际采购数量，同时根据系统提供的计划单价计算出采购金额，生成采购计划，以备审批、签订合同，为备件入库提供依据。

3、采购计划审批。根据设定的采购计划审批流程，系统自动把审批的采购计划放到审核人签核匣里，审批通过后自动进入采购计划分割；未能通过审核的备件采购计划需返回重新平衡、调整，另行申请批复。审批完毕后，采购人员根据此签订合同实际采购。

4、库存使用情况。查询具体备件的数量和所处状态，包括在库量、保留量、在途量。当一单位急需备件而其他单位有保留备件时，计划人员可以在单位之间实现调拨，即将保留量转让。当某单位的申请量大于需要量，而其他单位不需要时，计划人员必须将其及时释放，以便下期申请计划能够利用库存。

供应商管理

利用备品备件管理子系统完成对入网供应商的管理。在网上发布资源市场管理办法、管理规定及考核办法，并对欲加入集团公司备件市场的供应商实施网上申请、网上审核。

对已加入的备品备件供应商，对其质量、价格、售后服务、合同执行情况进行动态考评，实行动态管理，并吸收供应商的意见反馈。

采购管理

1、招标管理。包括招标公告、招标录入、招标查询。招标公告是对符合招议标条件的采购计划，部分或全部进行招议标。在网上对全部的入网供应商发布，招议标在网下进行。招标录入是进行招标信息的录入，可以对于备件明细进行输入，也可以针对自采购计划选择物码进行录入。

2、询价管理。询价单分为定向和公开两种方式。定向询价是指对于特定的一个或几个供应商进行询价，其他的供应商不能看到该询价单。公开询价是指对于所有的入网供应商进行询价，对于没有入网的供应商不能看到该询价单。询价单应突出询价截止日期，以及报价揭示所拥有权限的人员。

3、报价管理。一个询价单可以有多个报价单。每个报价单可以对应询价单的部分备件进行报价，没有入网的供应商没有资格进入该模块。报价揭示是对应每个询价单所进行的，而且只有有物码权限的供应商方可报价，报价揭示是对应备件明细进行的。

4、优选供应商。结合网上报价、供应商等级、供应商排名及其他的供应商详细信息等，对供应商进行优选。本部分可以按多项条件多个层次进行。

5、网上会签。综合分析对应不同的审批部门有不同的分析内容，管理部门侧重供货厂家的资质、打分、等级、排名等信息；采购部门侧重价格的综合分析，包括价格的横向比较和纵向比较；检验部门侧重对厂家产品的质量标准和信誉及供货厂家的廉政作风进行把关。在综合分析正式通过前，每个审批部门有权修改所做的审批意见，若某个部门不同意必须输入原因。

合同管理

会签审批结束后，采购人员需根据最终信息，选定供应商并与其签订合同。采购人员须严格以采购计划或紧急计划为依据录入所签合同的主要信息作为存档，日后入库人员将以此为依据进行入库。查询方式属联合查询，可以跟踪合同的入库完成率和具体执行情况。

仓库管理

1、入库配送管理。备件到货后，管理公司入库人员根据各单位的申请计划分别入库，并生成入库单作为各单位配送单，在配送单上标明配送单号、待配送的备件名称、配送日期、配送库房，直接将备件送至各单位。各单位收到货物，登陆系统核实，为该配送备件选定存放位置，在收货员一栏签字。

配送完成后，配送中心核销配送单，将已签字的入库单（即配送发料单）配送状态改为“已配送”。

2、出库管理。各单位库房管理人员根据各部门所提申请计划、已配送情况进行出库。各单位可以根据领料实际情况，向管理人员申请进行部门之间调拨。

3、备件盘点和报废管理。期终，各单位各库盘点本库备件，对照库存状态表，录入盘亏量和盘盈量。管理公司可以汇总生成盘点表。根据报废审核流程，提交申请计划后经各级别的审核人审批后，执行报废。这种方式旨在通过应用现代信息技术，实现不同作用流程之间的信息共享和不同业务系统的信息交换，帮助提高流程作用效率，降低每个环节的库存，从而达到降低整个供应链成本的目的。

摘自《中国建材报》2013年5月14日